Unic Tanker

1.1. Kişisel Verilerin Korunmasının Önemi

Kişisel verilerin korunması, Anayasal bir hak olup, Şirketimizin öncelikleri kapsamında yer almaktadır. Nitekim bu amaçla, Şirketimizde devamlı olarak güncellenen bir sistem kurulması amaçlanmış ve işbu prosedür oluşturulmuştur. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, Veri Sorumlusu sıfatıyla, Şirketimiz, iş ortaklarına, çalışanlarına, ziyaretçilerine, web site ziyaretçilerine, hissedarlar/ortaklarına, yönetim kurulu üyelerine, müşterilerine, tedarikçilerine, gemi adamlarına, stajyer gemi adamlarına, hukuki ilişkide ve iletişimde bulunduğu gerçek ya da tüzel kişilere yönelik genel aydınlatma ve bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirmek üzere yapılmakta ve bu Prosedür kapsamında çalışanlarımızın, gemi adamlarımızın, stajyer gemi adamlarımızın, ziyaretçilerimizin, web site ziyaretçilerimizin, hissedarlar/ortaklarımızın, yönetim kurulu üyelerimizin, müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, taşeron çalışanlarımızın ve iş birliği içinde olduğumuz kurumların yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması konusundaki temel esaslar düzenlemektedir.

Bu Prosedür’de belirtilen konuların uygulanmasına yönelik olarak Şirket içerisinde özel aydınlatma metinleri oluşturulmakta, gizlilik sözleşmeleri yapılmakta, görev tanımları revize edilmekte, kişisel verilerin korunması için şirketimiz tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Kişisel Verilerin Korunması konusu üst yönetim tarafından da sahiplenilmekte ve bu konuda KVK Sorumlusu olarak şirket Kişisel Veri Koruma Sorumlusu görevlendirerek kişisel verilerin korunması süreçleri yönetilmektedir.

1.2. Prosedürün amacı

Bu prosedürün temel amacı, şirketimiz tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda çalışanlarımız, gemi adamlarımız, stajyer gemi adamlarımız, ziyaretçilerimiz, web site ziyaretçilerimiz, hissedarlar/ortaklarımız, yönetim kurulu üyelerimiz, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, taşeron çalışanlarımız, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri ile üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır.

1.3. Prosedürün kapsamı

Bu Prosedür; çalışanlarımızın, gemi adamlarımızın, stajyer gemi adamlarımızın, ziyaretçilerimizin, web site ziyaretçilerimizin, hissedarlar/ortaklarımızın, yönetim kurulu üyelerimizin, müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, taşeron çalışanlarımızın ve işbirliği içinde olduğumuz kurumların yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

1.4. Tanımlar ve Kısaltmalar

KISALTMA

TANIM

Açık rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Başvuru Formu

Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”

Çalışan Adayı

Şirketimiz ile hizmet akdi kurulmamış ancak kurulmak üzere şirketimizin değerlendirmesine alınan gerçek kişiler

İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri

Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, taşeron, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler

İş Ortağı

Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar

Kişisel verilerin işlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü

işlem

Kişisel veri sahibi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Kişisel veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Özel nitelikli kişisel veri

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler

Şirket Hissedarı

Şirketimizin hissedarı gerçek kişiler

Şirket Yetkilisi

Şirketimiz yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler

İlgili Kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi, bu işlem istatistiki bilgi temini amacıyla sadece şirket politikasının belirlenmesi ve satış planlamalarının yapılması amacıyla kullanılabilecek olup, silme yapılabilecek kişisel verilerin saklama süresi dolduktan sonra yıldızlama yöntemiyle kullanılması yoluyla sadece planlama amacıyla kullanılacaktır.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

Ziyaretçi

Şirketimiz tarafından işletilen gemileri ziyaret eden gerçek kişiler

Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun

Bulunduğu Yabancı Ülkeler

Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yurtdışı veri aktarımı için onay verilmiş güvenli ülkeleri

Kişisel Veri İşleme Envanteri

Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

KVK Kanunu

7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

A.Y.

9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.

KVK Kurulu

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Unic/Şirket

Unic Tanker Gemi İşletmeciliği A.Ş.

Prosedür

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Prosedürü

Türk Ceza Kanunu

12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.

Yönetmelik

Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik

1.5. Prosedürün ve İlgili Mevzuatın Uygulanması

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve prosedür arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.

2. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Benimsenen Genel İlkeler

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 4. maddesi doğrultusunda işbu Prosedür kapsamında kalan kişisel verileri aşağıdaki ilkelere uygun işleyeceğini kabul etmektedir:

2.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına uygunluk

Şirketimiz; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.

2.2. Doğruluk ve güncellik

Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır.

2.3. Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme

Şirketimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işleneceği amaç işleme faaliyeti öncesi belirlenmektedir.

2.4. Verileri işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işleme

Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.

2.5. Mevzuat hükümleri ile öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak işleme

Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bu kapsamda hukuk ve ceza zamanaşımı sürelerini dikkate almakta ve kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir hak olup, temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa'nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimizce, kişisel verilerin işlenmesinde ancak aşağıdaki şartlar varsa ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri işlenmektedir;

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

d) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

e) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

f) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

g) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Yukarıdaki şartların bulunmaması halinde ilgilinin Şirketimizce açık ve bilgilendirmeye dayalı rızasına başvurulmaktadır.

4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere uygun davranılmaktadır. KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiş olup bu verilerin işlenmesinde dikkat ve hassasiyet gösterilmesi gerekmektedir. Bunlar; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. KVK Kanunu’na uygun bir biçimde Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, gerekli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

• Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veya kişisel veri sahibinin açık rızası var ise buna dayalı olarak,

• Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veya kişisel veri sahibinin açık rızası ile işlenmektedir.

• Hangi nedene dayanırsa dayansın, işleme süreçlerinde daima genel veri işleme ilkeleri dikkate alınır ve bununla ilkelere uygunluk sağlanır.

5. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Toplanması ve İşlenmesi Yöntemleri

Şirketimiz, KVK Kanunu’na uygun olarak ve Yönetmelik’in 5., 7.,9. ve 10. maddeleri kapsamında düzenlenmesi ve aşağıda yer alan bilgileri içermesi zorunlu olan Kişisel Veri İşleme Envanteri’ne dayalı olarak gerçek kişilere ait kişisel verileri işlemektedir. İşbu Prosedür’de ayrıca Kişisel Veri İşleme envanteri başlığına yer verilmemiş olsa da işbu başlık ve takip eden başlıklarda aşağıdaki bilgilerin yer alması halinde ilgili maddeler “Kişisel Veri İşleme Envanteri” hükmünde sayılacaktır.

1. Kişisel veri işleme amaçları,

2. Veri kategorisi

3. Verilerin aktarıldığı alıcı grubu veya alıcı grupları

4. Veri konusu kişi grupları

5. Veri kategorisi ile veri konusu kişi gruplarının ilişkilendirilmesi

6. Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler

7. Veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler

8. Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süre

5.1. Kişisel Veri Konusu Kişi Grupları

Şirketimiz KVK Politikası kapsamı dahilinde olan ve kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıda gruplandırılmaktadır:

1. Çalışan

2. Çalışan Adayı

3. Gemi Adamı

4. Stajyer Gemi Adamı

5. Müşteri

6. Tedarikçi/Çalışanı

7. Taşeron/Çalışanı

8. Hissedar

9. Yönetim Kurulu Üyesi

10. Web Ziyaretçisi

11. Ziyaretçi

12. Hak İddia Eden 3. Kişiler ve Yasal Temsilcileri

5.2. İşlenen Kişisel Verilerin Sınıflandırılması

İŞLENEN VERİ TÜRÜ

AÇIKLAMASI

Kimlik Bilgileri

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad isim, doğum tarihi, T.C. Kimlik Numarası, Yabancı Kimlik Numarası, Önlü arkalı Kimlik fotokopisi (Yeni Kimlik belgesine göre. Eski kimlikse, din ve kan grubu hanesi kapatılmaktadır) bilgileri

İletişim Bilgileri

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen kişinin elektronik posta adresi, ikamet adresi, cep telefonu numarası bilgileri

Özlük Belgesi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak ve özlük dosyasında yer alması kanunen zorunlu tutulan bilgilerdir. Askerlik durumu, eğitim geçmişi ve detayları, referans bilgileri, çalışma geçmişi ve detayları, özgeçmiş, bakmakla yükümlü olduğu kişilerin ad- soyad bilgisi, çocuk sayısı, eş bilgisi, sigorta sicil numarası, diploma, vesikalık fotoğraf, vukuatlı nüfus kaydı,

İşlem Güvenliği Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; şirketimiz kablosuz ağına kullanımı nedeniyle oluşan veri grubudur. Parola, Cihaz MAC Adresi, Dâhili IP Adresi, Harici IP Adresi, Trafik Verileri (ÖRN: Bağlantı Zamanı/Süresi, İletişim Miktarı vb.)

Finans Bilgileri

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre değişkenlik gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen finansal kişisel veriler ile banka hesap bilgileri, maaş bodrosu bilgileri, çalışanlara ilişkin finansal ve maaş detayları, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, asgari geçim indirimi bilgisi vb bilgiler

Mesleki Deneyim Bilgileri

Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur. Eğitim Belgesi/Sertifikası

Sağlık Bilgileri

Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. Bulaşıcı hastalık testi, kolesterol testi, tam kan testi, işe giriş periyodik muayene formu, göz raporu

Görsel Kayıtlar

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları vb.

Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik

Kişinin geçmişinde aldığı yaptırımlara ilişkin veri grubudur (Adli Sicil Kaydı)

Tedbirleri Bilgileri

Risk Yönetimi Bilgisi

Ticari, teknik ve idari risklerin yönetilmesi için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenilen kişisel veriler

Olay Yönetimi Bilgisi

Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen ve şirketimiz çalışanlarını, hissedarlarını etkileme potansiyeli olan olaylarla ilgili toplanan bilgileri ve değerlendirmeleri (örneğin; kamuoyunun doğru yönetilmesine ilişkin

toplanan bilgiler, değerlendirmeler gibi).

5.3. Kişisel Veri Konusu Kişi Gruplarında Yer Alan Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerinin

Toplanması ve İşlenmesinin Amaçları

1. Şirketimiz hissedarlarının, yönetim kurulu üyelerinin ve yetkililerinin kişisel verilerini, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili sair mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri çerçevesinde Giriş kısmında yazılı olan faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi amacıyla işlemektedir. İşbu kişisel veriler resmi kurumlarda şirketimize ilişkin olarak tutulan kayıtlardan, genel kurul ve yönetim kurulu toplantı tutanakları, şirketin kurumsal ve yönetim süreçlerine ilişkin tutulan evraklardan elde edilmektedir.

2. Şirketimiz bünyesinde çalışan personellerin, gemi adamlarının ve stajyer gemi adamlarının kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerini, SGK kaydının yapılabilmesi için, yürürlükteki İş Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun uygulamaları kapsamında kişilerin personel özlük dosyasında bulunması zorunlu evrakların tamamlanması amacıyla talep etmekte ve işlemektedir. İşbu kişisel veriler, işe giriş ve iş başvurusu aşamasında açık rızaları ile ilettikleri özgeçmiş, iş başvuru formları, aday havuzu hizmetleri veren insan kaynakları yazılım programlarının (Kariyer.net gibi) sunduğu özgeçmiş görüntüleme yöntemleri, mülakat esnasında kendilerine sorulan ve rızaları ile yanıtladıkları sorulara verdikleri cevaplar aracılığıyla elde edilmektedir.

3. Şirketimiz, işbirliği içerisinde olduğu iş ortaklarının çalışanları ve yetkili gerçek kişilerin verilerini iş ortaklığının kurulma amaçları çerçevesinde kaydetmektedir. Mal ve hizmet tedarikçilerinden temin edilen ve şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin şirketimize sunulmasının sağlanması ve bunun denetlenmesi amacıyla bu kişilerin kişisel verilerini kaydeder. İşbu kişisel veriler imzalanan sözleşmeler, gönderilen faturalar, teslim tutanakları, imza beyannameleri, vekaletnameler, kendileri ile kurulan iletişim sonucu kendi açık rızalarıyla yollanan ve alınan emailler, telefon ve sair yollarla kurulan iletişim yollarıyla elde edilmektedir.

4. Şirketimiz müşterilerinin kişisel verilerini, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finansal ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, firma/ürün/hizmetlere bağlılık süreçlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iş faaliyetlerinin denetimi/yürütülmesi, iş sürekliliğinin sağlanması, lojistik faaliyetlerin sağlanması, mal/hizmet satış süreçlerinin ve satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, mal/hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi, müşteri memnuniyetine ilişkin aktivitelerin yönetilmesi, pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi, talep/şikayetlerin takibi, tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, gerekmesi halinde, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amacıyla talep etmekte ve işlemektedir. işbu kişisel veriler, sözleşmenin kurulma anında elde edilmektedir.

5. Şirketimiz bünyesinde bulunan gemilere her ne sebeple olursa olsun gelen tüm ziyaretçilerin kişisel verileri ilgili geminin güvenliğinin sağlanması için kamera kayıtları ile işlenmektedir. Söz konusu kişisel veriler; şirketimizin güvenlik kamera görüntüsü yöntemleri ile elde edilmektedir.

6. Şirketimizin web sitesini ziyaret eden web-ziyaretçilerimizin trafik verileri, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iç denetim / disiplin faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amacıyla işlenmekte ve bu veriler, web sitemizin ziyareti anında elde edilmektedir.

7. Hak İddia Eden 3. Kişiler ve Yasal Temsilcilerin kişisel verileri, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, talep/şikayetlerin takibi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, işbu prosedürde belirtilen alıcı gruplara bilgi verilmesi, uyuşmazlık sürecinin yürütülmesi amacıyla talep edilmekte ve işlenmektedir. İşbu kişisel veriler, hak iddia eden 3. Kişinin talebini iletmesi anında elde edilmektedir.

5.4. Veri Konusu Kişi Grupları ile Bu Kişilere Ait Veri Kategorilerinin İlişkilendirilmesi

İŞLENEN VERİ TÜRÜ

İLİŞKİLİ OLDUĞU VERİ SAHİBİ

Kimlik Bilgileri

Çalışan, Çalışan Adayı, Gemi Adamı, Stajyer Gemi Adamı, Müşteri, Tedarikçi/Çalışanı, Taşeron/Çalışanı, Hissedar, Yönetim Kurulu Üyesi, Web Ziyaretçisi, Ziyaretçi, Hak İddia Eden 3. Kişiler Ve Yasal Temsilcileri

İletişim Bilgileri

Çalışan, Çalışan Adayı, Gemi Adamı, Stajyer Gemi Adamı, Müşteri, Tedarikçi/Çalışanı, Taşeron/Çalışanı, Hissedar, Yönetim Kurulu Üyesi, Web Ziyaretçisi, Ziyaretçi, Hak İddia Eden 3. Kişiler Ve Yasal Temsilcileri

Özlük Belgesi

Şirket Yönetim Kurulu Üyesi, Çalışan, Gemi Adamı,

İşlem Güvenliği Bilgisi

Şirket Hissedarları, Yönetim Kurulu Üyeleri, Çalışan

Finans Bilgileri

Şirket Hissedarları, Yönetim Kurulu Üyeleri, Çalışan, Müşteriler, Tedarikçi Yetkilileri, Taşeron Firmalara, Gemi Adamı, Stajyer Gemi Adamı

Mesleki Deneyim Bilgileri

Yönetim Kurulu Üyeleri, Çalışanlar, Gemi Adamı, Stajyer Gemi Adamı, Çalışan Adayı

Sağlık Bilgileri

Şirket Hissedarları, Yönetim Kurulu Üyeleri, Çalışan, Gemi Adamı, Stajyer Gemi Adamı, Çalışan Adayı

Görsel Kayıtlar

Ziyaretçi

Ceza Mahkumiyeti ve

Güvenlik Tedbirleri Bilgileri

Çalışan, Gemi Adamı, Stajyer Gemi Adamı

Müşteri İşlem Bilgisi

Müşteriler

Pazarlama Bilgisi

Müşteriler

Olay Yönetim Bilgisi

Şirket hissedarları, yönetim kurulu üyeleri, çalışan/çalışan adayları, stajyerler, müşteriler, potansiyel müşteriler, taşeron yetkilileri, taşeron çalışanları, tedarikçi yetkilileri

Risk Yönetim Bilgisi

Şirket hissedarları, yönetim kurulu üyeleri, çalışan/çalışan adayları, stajyerler, müşteriler, potansiyel müşteriler, taşeron yetkilileri, taşeron çalışanları, tedarikçi yetkilileri

5.5. İnternet Sitemizde Yer Alan Çerezler Üzerinden Toplanan Kişisel Verilerin İşlenmesi

https://www.unictanker.com adresli internet sitemiz üzerinden çerezler aracılığıyla kişisel verilerinizi toplamaktayız.

Çerezleri, internet sitemizin işleyiş biçimini ve kullanımını geliştirmek ve kolaylaştırmak, internet sitemizin çeşitli özelliklerinin düzgün bir şekilde çalışmasını sağlamak amacıyla kullanmakta ve internet sitemizde geçirdiğiniz vakti daha verimli ve keyifli hale getirmeye çalışmaktayız. Bunlara ek olarak, internet sitelerimizde yaptığınız tercihleri hatırlamaya yönelik bazı çerezlerden yararlanmakta ve bu sayede size geliştirilmiş ve kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlamaktayız.

İnternet sitemizde yer alan çerezler üzerinden kişisel verilerinizi toplayabilir, aktarabilir, saklayabilir ve başka şekillerde işleyebiliriz. Çerezler üzerinden topladığımız veriler, kimliğinizin belirlenmesi, şahsınıza özel profilleme ve hedefleme yapılması veya internet sitemiz haricindeki internet faaliyetlerinizin takibi amacıyla kullanılmamaktadır.

Kişisel verilerinizin çerezler aracılığıyla toplanıp işlenmesini istemiyorsanız internet sitemizde yer alan çerezleri reddedebilirsiniz. Çerezleri reddetmeniz durumunda internet sitelerimizin gerektiği gibi çalışmayabileceğini ve hizmetlerin görüntülenmesi veya sunulmasında aksaklıklar meydana gelebileceğini hatırlatırız.

İnternet sitemizde kullandığımız çerezlere ilişkin detaylı bilgi için ilgili sitemizde yayınlanmakta olan Çerez Politikası’nı inceleyebilirsiniz.

5.6. Kablosuz Ağa Erişim Kapsamında Toplanan Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirket içinde kablosuz internet hizmeti verilmekte olup, söz konusu hizmet kapsamında ilgili mevzuat gereği Unic, “İnternet Kullanım Sağlayıcı”sı olarak tanımlanmaktadır.

Şirket içinde kablosuz ağa erişim hizmetin faydalanmak isteyen kullanıcıların tanımlanması, IP adres bilgisi, kullanıma başlama ve bitirme zamanı, hedef IP bilgisi gibi erişim kayıtlarının elektronik ortamda sisteme kaydedilmesi İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcı’nın yükümlülükleri arasındadır. Bu kayıtlara ek olarak, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat gereğince log bilgileri de saklanmaktadır.

5.7. Genel Güvenliğin Sağlanması Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi

Çalışanlarımız kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin kurallarla alakalı olarak ayrıca bilgilendirilmektedir.

Unic olarak gemi adamlarımızın, stajyer gemi adamlarımızın ve ziyaretçilerimizin kişisel verilerini fiziksel mekân güvenliğinin temini ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla işlemekteyiz.

Bu kapsamda gemilerimizde bulunan kişilerin kamera görüntülerini CCTV (kapalı devre kamera kayıt sistemleri) vasıtasıyla temin etmekte ve bu kayıtları ilgili mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklamakta ve veri saklama ve imha politika ve prosedürlerimize uygun olarak silmekte, yok etmekte ve anonim hale getirmekteyiz.

6. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılma İlkeleri

Şirketimiz, veri sahiplerinin kişisel verilerini, 6698 sayılı KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında ve işbu politikada belirtilmiş amaçlarla sınırlı olarak, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olmak suretiyle 3. kişi ve kurumlara aktarabilecektir. Veri aktarım amaç ve kapsamları aşağıda belirtilmektedir. Bu kişi ve Kurumlar;

1. Yurt içi ve yurt dışı iş ortakları, (banka, oteller, eğitim firmaları, sağlık kuruluşları, isg uzmanı, işyeri hekimi, yurt içi ve yurtdışındaki gemi acentaları, yurt içi ve yurtdışındaki yer hizmetlerini sağlayan servis sağlayıcıları, ulaşım hizmeti sağlayıcıları, yurtdışındaki koruma ve tazmin sigortacıları, bu sigortacıların Türkiye’de ve/veya yurtdışında bulunan tüm temsilcileri/muhabirleri, yurt içi ve yurt dışındaki tekne sigortacıları, yurt içi ve yurtdışındaki ekspertizler (sörveyörler), yurtiçi ve yurtdışında bulunan hastane ve doktorlar, gemi kaptanı ve zabitanları, yurt içi ve yurt dışındaki limanlar ve gümrükler vs)

2. Hissedarları,

3. Yetkilileri,

4. Tedarikçiler,

5. Yurtiçi ve yurtdışındaki bağlı iştirak ve ortaklıklar,

6. Yurtiçi ve yurtdışındaki ulusal ve uluslararası mevzuatlarca bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları,

7. Yurtiçi ve yurtdışındaki ulusal ve uluslararası mevzuatlarca bilgi almaya yetkili özel hukuk / kamu hukuku tüzel kişileridir.

VERİ AKTARIMI

TANIMI

İŞLENEN VERİLERİN

YAPILABİLECEK

AKTARIM AMACI

ALICI GRUPLARI

İş ortakları / Yurtiçi ve yurtdışındaki bağlı iştirak ve ortaklıklar

Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları tanımlamaktadır.

İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.

Şirket Hissedarları

Şirketimiz hissedarı tüzel ve gerçek kişileri tanımlamaktadır.

İlgili mevzuat hükümlerine göre şirketimizin şirketler hukuku, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.

Şirket Yetkilileri

Şirket yönetim kurulu üyeleri ve diğer yetkili gerçek kişileri tanımlamaktadır.

İlgili mevzuat hükümlerine göre şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.

Tedarikçiler

Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu hizmet aldığı tüzel kişiliklerdir.

Sağlanan hizmet kapsamıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.

**

Yurtiçi ve yurtdışındaki ulusal ve uluslararası mevzuatlarca bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları

İlgili mevzuat hükümlerine göre şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları tanımlamaktadır.

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak aktarılmaktadır.

7. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında, veri sahibinin açık rızasının alınmasına özen gösterilmektedir. Bu nedenle, kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVKK’nın 9. Maddesine ve Kurul’un 2019/125 numaralı kararında belirtilen ilke ve ölçütlere uygun hareket edilmekte ve veri sahiplerinin açık rızalarını fiziki ve elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler geliştirilmiştir. Şirketimiz, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde ve veri işleme amaçlarına bağlı kalarak veri sahiplerinin kişisel verilerini yurtdışına aktarabilmektedir.

Veri sahibinin açık rızası olmaması halinde ise, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un izninin bulunması şartıyla, Kurul’un 2019/125 numaralı kararında benimsediği ilke ve esaslar da uygulanarak, veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için yurtdışına aktarılması mümkündür.

8. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Alınan Tedbirler

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesi ile 6. maddesinin 4. fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. Kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerin korunmasına ilişkin alınan idari ve teknik tedbirlere ilişkin detaylar “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politika”mızda belirtilmiştir.

9. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Şirketimiz, işbu Politika ve KVK Düzenlemelerine Şirketin tüm çalışanları, departmanları ve yüklenicilerinin uygun hareket ettiğini düzenli olarak hiçbir ön bildirimde bulunmaksızın her zaman ve re’sen denetleme hakkına haizdir ve bu kapsamda gerekli rutin (takribi 6 ayda bir) denetimleri yapar veya yaptırır. Bu denetim sonuçları Şirketin iç işleyişi kapsamında değerlendirilir ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülür.

Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

10. Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Şirketimiz, ilgili kanun ve mevzuatlarda öngörülmesi halinde, kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen yasal süreler boyunca (hukuki ilişki sonlandıktan sonra 20 yıl) saklamaktadır.

Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin mevzuatta bir süre belirlenmemişse, bu veriler şirketimizin o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak şirketimizin uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta daha sonra verinin niteliği uyarınca şirketimiz tarafından Şirketimizin Saklama ve İmha Politikası uyarınca veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve şirketimizin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler sadece olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zamanaşımı süreleri ile zamanaşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda şirketimize yöneltilen örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda, saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

11. Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir. Kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

KVK Kanunu’nun 10. maddesi kapsamında, veri sahiplerinin, kişisel verilerin elde edilmesinden önce yahut en geç elde edilmesi sırasında aydınlatılması gerekmektedir. Söz konusu aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde veri sahiplerine iletilmesi gereken bilgiler şunlardır:

1. Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

2. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

3. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

4. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

5. KVK Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan diğer haklar.

Şirketimiz, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla, süreç ve verileri işlenen kişiler bazında, yukarıda belirtilen KVK Kanunu hükmü kapsamında veri sahiplerine sunulmak üzere aydınlatma beyanları hazırlamıştır. Aydınlatma beyanlarının veri sahiplerine sunulmasının ardından, şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütebilmesi için veri sahibinin açık rızasının alınmasını gerektiren veri işleme faaliyetleri ve veri kategorileri için de açık rıza beyanları hazırlanmıştır. Veri sahiplerine yönelik hazırlanan açık rıza beyanlarında, KVK Kanunu’na dayanak teşkil eden Avrupa Birliği düzenlemelerine paralel olarak, veri sahiplerine kişisel verilerinin şirketimiz tarafından işlenip işlenemeyeceğine dair seçim hakkı tanınmış ve açık rıza temin edilememesi halinde, meydana gelebilecek sonuçlar hakkında bilgilendirmede bulunulmuştur.

Öte yandan, KVK Kanunu’nun 28/1. maddesi çerçevesinde sayılan durumlarda şirketimizin aydınlatma yükümlülüğü bulunmamaktadır.

12. Veri Sahibinin Hakları ve bu hakların kullanılması

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

(6) KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

(7) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

(8) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

12.1. Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda işbu politikanın 14. maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler:

(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi

(2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi

(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi

(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, işbu politikanın 14. maddesinde sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

(1) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması

(2) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi

(3) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması

(4) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması

12.2. Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu politikada belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak şirketimize ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

• www.unictanker.com adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak posta aracılığı ile Çınarlı Mahallesi Ozan Abay Cad. Egeperla Apt. No: 10/023

Konak/İzmir adresine iletilmesi

• www.unictanker.com adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun unictanker@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından şirketimize daha önce bildirilen ve şirketimizin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla başvuru yapılması

• www.unictanker.com adresinde bulunan formun doldurulup kimlik belgesi ile birlikte şahsi başvuru yapılması

• Kimlik tespit ve teyit işlemlerinin yapılması suretiyle, Kanun ve ilgili mevzuatta belirtilen diğer usuller ile tarafımıza başvuru yapılması

gerekmektedir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname verilmesi gereklidir.

12.3. Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikayette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi, KVK Kanunu’nun 14.2. maddesi gereğince, yapmış olduğu başvurunun reddedilmesi veya verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

12.4. Şirketin başvurulara cevap verme usulü ve süresi

Kişisel veri sahibinin, işbu politikanın 14.2. maddesinde belirtilen usule uygun olarak talebini şirketimize iletmesi durumunda şirketimiz talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, şirketimiz tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

12.5. Şirketimizin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

Şirketimiz, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

12.6. Şirketimizin Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

Şirketimiz, aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddetme hakkına sahiptir;

(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi

(2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi

(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi

(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi

(5) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması

(6) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi

(7) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması

(8) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması

(9) Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması

(10) Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması

(11) Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması

13. Gemilerde Yürütülen Kamera İle İzleme Faaliyeti

Bu bölümde gemilerimizin kamera ile izleme sistemine ilişkin açıklamalar yapılacak ve kişisel verilerin gizliliğinin ve kişinin temel haklarının nasıl korumaya alındığına ilişkin görsel bilgilendirici panolarla işyerinin görünür yerlerine asılması bilgilendirme yapılacaktır. Şirketimiz, güvenlik kamerası ile izleme faaliyetiyle gemilerin, gemi adamlarının, ziyaretçilerin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlama amacı taşımaktadır.

13.1. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı

Şirketimiz tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde Özel Güvenlik Hizmetlerine dair Kanun ile KVK Kanununda yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Şirketimiz, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve KVK Kanunu’nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

13.2. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması

Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. İşbu politikanın 13. maddesinde belirtilen genel hususlara ilişkin olarak yapılan aydınlatmanın kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.

Şirketimiz tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; şirketimiz internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılarak yerinde aydınlatma yapılmaktadır.

13.3. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir. Şirketimiz tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (tuvaletler, soyunma kabinleri vs.)izlemeye tabi tutulmamaktadır.

13.4. Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. Ayrıntıları şirket KVK Politikasında belirtilmiştir.

13.5. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Şirketimizin kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgiye Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamızda yer verilmiştir.

13.6. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı

Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca şirket yönetiminin erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan şirket yönetiminin gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını kabul, beyan ve taahhüt etmektedir.

14. Gemilerde Ziyaretçi Giriş Çıkışlarının Takibi

Şirketimiz tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Prosedür’de belirtilen amaçlarla, şirketimiz bünyesinde bulunan gemilerde ziyaretçi giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Ziyaretçi olarak şirketimiz gemilerine gelen kişiler, şirketimiz nezdinde asılan ya da diğer şekillerde ziyaretçilerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Ziyaretçi giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir. Bu bilgiler de 15 (onbeş) günde bir elektronik ortamdan otomatik olarak (Tekrar Geri Getirilemeyecek Şekilde) silme yoluyla imha edilmektedir.

15. Şirket Merkezinde ve Şirkete Bağlı Gemilerde Çalışanlara Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkin

Kayıtların Saklanması

Şirketimiz tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Prosedür’de belirtilen amaçlarla; şirket merkezi ve şirkete bağlı gemiler içerisinde bulunan çalışanlarımıza internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya şirketimiz içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda şirketimiz çalışanının erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan şirket çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir

16. Web Sitesi Ziyaretçileri

Şirket, web-sitesini ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Kurabiyeler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydedilmektedir. Şirketimizin yapmış olduğu bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin detaylı açıklamalar Çerez Politikamızda yer almaktadır.

17. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bakımından Yönetim Yapısı

Şirket bünyesinde kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında KVK Sorumlusu olarak Kişisel Veri Uyum Sorumlusu görevlendirilmiştir.

Şirket içinde görevlendirilen KİŞİSEL VERİ UYUM SORUMLUSUNUN yükümlülükleri aşağıda belirtilmiştir;

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere üst yönetimin onayına sunmak

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını üst yönetimin onayına sunmak

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve yapılması gerekenleri üst yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda Şirket içerisinde ve Şirketin iş ortakları nezdinde farkındalığı arttırmak

• Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak

• Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve icra edilmesini sağlamak

• Kişisel veri sahiplerinin başvurularını, yasal süreler içerisinde, değerlendirmek, sonuçlandırmak ve veri sahibini bilgilendirmek

• Kişisel veri sahiplerinin; kişisel veri isleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilenmelerini temin etmek üzere bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin icrasını koordine etmek

• Kişisel Verilerin Korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak şirket içinde yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak

• Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri koordine etmek

• Şirket üst yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.

18. Dökümanın yayınlanması ve saklanması

İşbu Prosedür basılı kağıt ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda saklanır.

19. Güncelleme periyodu

İşbu Prosedür yılda bir kez gözden geçirilir ve ihtiyaç halinde esaslar dahilinde güncellenir. Bunun haricinde ihtiyaç halinde veyahut veri işleme politikasında yapılacak değişiklikler en geç bir hafta içerisinde Politika ve Prosedür üzerinde değişiklik yapıldıktan sonra verbis sistemine değişiklik işlenecektir.

İşbu prosedür 19 sayfa ve 19 maddeden oluşmaktadır.